Het komt helaas nogal eens voor dat ondernemers hun algemene voorwaarden niet op de juiste wijze aan hun klanten (in dit geval consumenten en kleine ondernemingen) kenbaar maken. Het gevolg is dat er geen beroep op kan worden gedaan. Dat zou dus jammer van zijn van uw mooie set algemene voorwaarden. Hoe zorgt u dan voor een juist gebruik van uw algemene voorwaarden? Dat gaat via een zogeheten tweetrapsraket. In de eerste plaats moet u ervoor zorgen dat uw algemene voorwaarden onderdeel worden van de te sluiten overeenkomst. Dat kunt u bereiken door voorafgaand aan of uiterlijk op het moment van het sluiten van de overeenkomst te verwijzen naar de toepasselijkheid van de door u gebruikte algemene voorwaarden. Dat kan bijvoorbeeld door in uw contracten en offertes de volgende passage op te nemen: “Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”. Werkt u met meerdere sets van algemene voorwaarden, let u er dan op dat u de juiste set van toepassing verklaart! Het gevolg van het niet-correct toepassen van bovenstaande regel is rigoureus: indien uw algemene voorwaarden namelijk niet op de juiste wijze toepasselijk zijn verklaard, worden zij geen onderdeel van de te sluiten overeenkomst en kan er dus in het geheel geen beroep op worden gedaan. In de tweede plaats moet u uw klant voorafgaand aan of uiterlijk op het moment van het tot stand komen van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid bieden om van (de inhoud van) uw algemene voorwaarden kennis te nemen. Doet u dit niet, dan kunnen uw klanten (in dit geval consumenten en kleine ondernemers) uw algemene voorwaarden of een beding daarin vernietigen. Het gevolg hiervan is dat u geen beroep meer kunt doen op uw algemene voorwaarden of de specifiek vernietigde bepaling.
Maar wanneer heeft u die redelijke mogelijkheid dan aan uw klant geboden? Dat is (volgens de wettelijke hoofdregel) het geval als u uw algemene voorwaarden (vóór of uiterlijk op het moment van de totstandkoming van de overeenkomst) aan uw klant ter hand heeft gesteld. Dat kan fysieke overhandiging zijn, maar terhandstelling kan ook doordat u uw algemene voorwaarden met uw overeenkomsten of offertes meefaxt of bijvoorbeeld als bijlage in pdf-formaat meezendt met een e-mail. Op u rust de bewijslast dat u uw klant een redelijke mogelijkheid hebt geboden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen. In dat verband is het raadzaam om in de te ondertekenen overeenkomsten/offertes bijvoorbeeld de volgende tekst op te nemen: “Door ondertekening van deze overeenkomst/offerte verklaart u onze algemene voorwaarden te hebben ontvangen en hiermee akkoord te gaan”. U heeft hiermee een akte in bezit die volgens de wet dwingend bewijs oplevert, behoudens tegenbewijs van uw klant. Voor het geval u uw contracten per e-mail afsluit, is het raadzaam om de algemene voorwaarden in een pdf-bijlage mee te sturen. U heeft dan in ieder geval een begin van een bewijs. Voor dienstverrichters die onder de Dienstenrichtlijn vallen, geldt overigens een soepeler regime, waarover in een volgende blog meer.
